石家庄职业技术学院（广播电视大学）文件

校字〔2004〕38号石家庄职业技术学院（广播电视大学）合同管理暂行办法 

为了加强学院合同管理工作，规范和完善学院各类合同的签订、履行程序，保证合同的合法性、严密性、可行性、廉洁性，明确各相关部门责任人的职责，从而避免合同漏洞，增强自我保护意识和法律约束力，保障学院的合法权益不受侵害，根据《中华人民共和国合同法》等法规规定，结合学院实际，特制定本办法。一、 签订合同的范围及分类学院签订的各类合同和协议，包括：买卖合同；财产租赁、房地产权合同；建筑修缮工程合同；联合办学合同；技术（咨询、开发、转让、服务）合同；委托合同；供水、供电、供气、供热合同；借款合同；债权债务清偿合同；其它具有合同性质的意向书、协议书等，除必须遵守国家有关法律法规外，悉遵照本办法执行。合同按性质和金额大小分为重大合同、较重大合同和一般合同。一般情况下，标的金额为50万元以下或者合同性质对学院全局发展影响较小的合同为一般合同；标的金额50万元（含50万元）以上至300万元以下或者对学院的发展经营有较大影响的合同为较重大合同；合同标的金额为300万元以上或者对学院经营有重大影响的合同为重大合同。二、合同管理组织机构及职责 (一)学院的合同管理工作，由学院统一领导，院长负总责，各主管领导和分管的部门，负责分管工作方面的合同商签及履行过程中的具体管理工作。 (二)学院成立合同管理领导小组（与招投标领导小组一套班子），在院长的领导下，负责制定全院合同管理制度，对合同内容的合法性、可行性、严密性、规范性进行年度审核和监督。 (三)合同管理领导小组下设合同管理办公室，挂靠在财务科，设一名兼职合同管理员。三、签订合同的原则 (一)签订合同应当遵循平等互利、协商一致的原则，合同的主体、内容、程序应具有合法性、可行性、严密性、规范性。 (二)对合同的立项、审核、报批、结算、备案、事后检查各个环节按程序办理，严格制度，统一领导，分工负责。 (三)合同承办人员在工作中必须坚持原则，遵守纪律，杜绝各种不正之风，维护国家和学院的利益。四、合同内容主要条款 (一)当事人的名称； (二)标的； (三)数量、质量； (四)价款、酬金及结算方式； (五)履行的期限、地点、方式； (六)双方的权利和义务； (七)违约责任； (八)保修条款（含维修金额）； (九)合同签订的时间和地点； (十)约定合同争议的管辖地； (十一)根据法律和合同的性质，以及当事人一方要求必须签订的条款。五、合同签订权限和审批程序 (一)签订合同的主体应具备法人资格，院长作为学院法人代表是签订合同的法定代表人，学院其他领导和各职能部门不得以自身的名义对外签订合同、变更合同和解除合同。 (二)院长可以《院长授权委托书》的方式授权其他院级领导代理签订合同。《院长授权委托书》必须明确委托代理的权限和有效期，加盖学院公章，并由院长签字生效，持有《院长授权委托书》的代理人应在授权委托书规定的权限和范围内从事业务活动。 (三)签订合同需填报《合同签订审批单》，具体程序是承办部门提出申请并初签，由具体经办人和部门主要负责人签字（通过招投标形式形成的合同必须附注参与招投标工作人员的姓名），之后按合同分类分层次审核签订：重大合同由院长签订，合同原则性条款和标的须经院长办公会认真研究讨论；较重大合同由院长审核签订，或由院长授权并持有《院长授权委托书》的副院级领导签订；一般合同院长授权给副院级主管领导签订。 (四)较重大合同，承办部门认为合同内容重要，需要提交院长办公会审定的，由主管院长报请院长同意后，由职能部门先行组织相关专业人员进行签约前的审核，在签约前的审核过程中，各相关专业人员的意见要形成会议纪要并归档，相关专业人员的意见无法达成一致时，是否签约由院长办公会或院长裁决。 (五)合同签订前必须取得对方的法人资格、资质、资信、经营范围、履约能力、委托代理权限等证明材料，在保证质量、工期、售后服务等情况下择优取向，尽量节约资金。 (六)签订合同一律采取书面格式，使用国家机关规定的统一合同文本，没有规定标准合同文本的，合同格式应符合有关法律、法规和规章制度的规定。 (七)建立使用合同专用章制度。学院对外签订合同所加盖的印章，除公章外，一律使用合同专用章，其他印章一律不准代替使用；合同专用章应严格按授权范围使用，不准混用、代用或借用，否则，由此所引起的责任由有关人员承担。 (八)在执行过程中需要修改的合同，应提出变更依据，按程序签订变更合同，若变更金额超过总造价5％的需院长办公会讨论决定。若发现单价、数量与合同有出入的，财务科应拒绝付款。 (九)法律、法规规定或学院认为需要公证的合同，在合同签订后应办理公证手续。 (十)承办部门认为合同文本需要征求法律顾问意见的，由承办部门具体办理咨询事宜。 六、合同的履行工作 (一)合同依法签订，即具有法律约束力。一切与合同有关的部门、人员都必须本着“重合同、守信誉”的原则，严格执行合同所规定的义务，确保合同的实际履行与全面履行，维护学院的合法权益和信誉。 (二)主办合同的部门和人员，其责任直至该项合同完全履行完毕后终止。合同履行完毕的标准应以合同条款或法律规定为准。一般为物资交清、工程竣工并验收合格、价款结清、票据交清、无遗留交涉问题。 (三)对标的物的数量和质量应当先行验收，验收合格后履行付款手续。 (四)订金和预付款的支付，除法律或者行政法规另有规定的以外，必须用人民币计算和支付，除国家允许使用现金履行义务的以外，必须通过银行转账或票据结算。 (五)合同签订之后履行之前，一旦发现对方有违约行为时，合同经办人员应将前述情况及时报告主管领导和合同管理办公室，以便及时提出补救方案，采取必要措施减少损失。 (六)合同承办部门提出变更或解除合同的，以书面形式提出，经院合同管理员核准，送主管领导和院长审批后按法律规定的程序办理；对方提出变更或解除合同建议的，应在接到通知后，按法律规定或约定的期限予以明确答复。 (七)对已经过公证的合同，在双方达成变更或解除协议后，应报原公证机关备案。 (八)变更或解除的建议或答复，一律采用书面形式，并将能证明双方函电往来内容的凭证归档存查。七、合同纠纷的处理 (一)合同在履行过程中如与对方当事人发生纠纷的, 负责组织签约的部门对纠纷的处理必须具体负责到底，涉及内部若干部门的，可以协商确定一个部门为主要责任部门，具体负责善后处理工作。 (二)合同发生纠纷的处理方法主要有四种：协商、调解、仲裁、诉讼。能协商一致的，应当签订书面协议，协商调解不成的，应当在法律规定的诉讼时效内，根据合同约定，向合同仲裁机构申请仲裁，或向人民法院起诉，合同纠纷处理完毕，应及时将有关材料归档存查。 (三)在合同签订、履行过程中发现或消除了重大合同隐患，或在合同纠纷发生后，挽回经济损失的，给于一定的精神表扬和物质奖励。 (四)在合同签订、履行过程中因不负责任，造成学院直接经济损失5万元以下的（不含5万元），根据其金额大小，给予有关责任人经济处罚或警告、严重警告、记过、记大过、开除留用、开除处分。 (五)在合同签订、履行过程中因严重不负责任，造成学院直接经济损失5万元以上的（含5万元），给予有关责任人开除留用或开除处分，情节恶劣的，移送司法机关处理。八、签订合同责任部门及责任人职责 (一)院长授权代理人的职责 1、在授权范围内负责谈判、签订合同，既不违章越权，也不消极推诿； 2、对所签订合同的合法性、完整性和可行性负全责； 3、对须报请院长和院长办公会审批的合同，要办理申报审批手续，并提出本人意见； 4、负责所签合同的履行工作，发现问题积极解决，负责处理合同纠纷； 5、监督督促主管部门工作人员将签订的合同资料进行完整归档。 (二)合同承办部门的职责 1、负责合同对方资信情况、履行能力的调查； 2、具体负责所承办合同的谈判； 3、签订合同前拟写可行性研究报告与合同文本； 4、依法签订合同并将合同文本及时送达有关部门； 5、负责合同履行过程中的全部工作，发生合同纠纷及时向主管领导和合同管理办公室汇报； 6、管理本部门的合同档案并将相应材料及时归档。 (三)合同管理员职责 1、依法审查学院合同并监督实施。 2、负责办理《院长授权委托书》。 3、负责保管和使用合同专用章。 4、负责合同的登记、统计，建立合同管理台帐。 5、组织相关人员学习有关法律法规。九、合同文本及相关材料归档工作 (一)所有正式合同学院留存正本一份，副本二份。正本合同由合同管理办公室存档，副本送达监察审计室一份作为审计监督的依据，承办部门留存一份。 (二)合同承办部门在合同正式签订后5日之内将合同正副本送达学院财务科和监察审计室，其他材料应在合同履行完毕10天内全部上交，并办理转交移送手续。合同档案的范围包括：合同文本、技术协议、有关合同往来的文书、信函、电报、电传、传真、电子邮件、电话记录、视听资料、营业执照复印件、授权委托书、介绍信、招标书、以及其他相关的凭证、原件或复印件。 (三)合同管理办公室具体负责全院合同台帐的建立和管理。合同台帐应记载以下内容：序号、合同号、合同名称、签约单位、合同标的、履行情况及违规、变更、解除等事项。 (四)合同管理台帐年度末上交学院档案室，暂作为永久性档案材料保存。十、附则 (一)本规定由学院审计室负责解释和监督执行，学院办公室、监察室同时具有监督职能。 (二)本办法如因情况变化而与国家有关法律法规的规定不相符合时，以国家有关法律规定为准。 (三)本规定自下发之日起执行。附件：1、院长授权委托书 2、合同签订审批单二00四年十二月二十七日